NXT North B.V. is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens:
NXT North B.V.
E-mail: Info@NXTNorth.com
Website: www.nxtnorth.com

2. Welke gegevens verwerken wij?

Wij kunnen de volgende persoonsgegevens verwerken:

Contactgegevens
• voor- en achternaam
• bedrijfsnaam
• functie
• telefoonnummer
• e-mailadres

Account- en gebruiksgegevens
• IP-adres
• browsergegevens
• apparaatgegevens
• logbestanden

Communicatiegegevens
• e-mails
• contactformulieren
• chatberichten
• notities van gesprekken

Gegevens binnen de dienstverlening
Afhankelijk van de dienstverlening kunnen systemen van opdrachtgevers persoonsgegevens bevatten die via koppelingen of automatiseringen worden verwerkt.

3. Waarom verwerken wij gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor:
• het uitvoeren van overeenkomsten;
• het leveren van onze diensten;
• het onderhouden van automatiseringen;
• klantenservice en ondersteuning;
• facturatie;
• communicatie met opdrachtgevers;
• beveiliging van systemen;
• verbetering van onze dienstverlening;
• naleving van wettelijke verplichtingen.

Wij gebruiken persoonsgegevens niet voor geautomatiseerde besluitvorming met juridische gevolgen voor betrokkenen.

4. Rechtsgrond voor verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van:

Uitvoering overeenkomst
Wanneer dit noodzakelijk is voor het leveren van onze dienstverlening.

Wettelijke verplichting
Bijvoorbeeld voor fiscale bewaarplichten.

Gerechtvaardigd belang
Voor: beveiliging, fraudepreventie, verbetering van dienstverlening en communicatie met klanten.

Toestemming
Wanneer dit wettelijk vereist is.

5. Gebruik van AI

NXT North maakt gebruik van technologieën op basis van kunstmatige intelligentie.

Hieronder kunnen onder andere vallen:
• OpenAI;
• Microsoft AI-diensten;
• Google AI-diensten;
• andere AI-platformen.

Gegevens kunnen worden verwerkt voor het genereren van output, analyses, samenvattingen, automatiseringen en andere functionaliteiten.

Wij proberen het gebruik van persoonsgegevens binnen AI-systemen zoveel mogelijk te beperken tot hetgeen noodzakelijk is voor de uitvoering van de dienstverlening.

6. Gebruik van leveranciers

Voor onze dienstverlening maken wij gebruik van externe leveranciers.

Hieronder kunnen onder andere vallen:
• Make.com
• OpenAI
• Microsoft
• Google
• Cloudinary
• LinkedIn
• Meta
• hostingproviders
• e-mailproviders
• CRM-systemen
• boekhoudsoftware

Deze leveranciers kunnen persoonsgegevens verwerken namens ons of namens onze opdrachtgevers.

7. Verwerking binnen en buiten de EER

Wij streven ernaar persoonsgegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te verwerken.

Voor bepaalde dienstverlening kan gebruik worden gemaakt van leveranciers buiten de EER. Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, zorgen wij waar redelijkerwijs mogelijk voor passende waarborgen conform de geldende privacywetgeving.

Deze waarborgen kunnen onder meer bestaan uit Europese modelcontracten, adequaatheidsbesluiten en aanvullende technische beveiligingsmaatregelen.

8. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongeoorloofde wijziging en openbaarmaking.

Ondanks deze maatregelen kan geen enkele beveiliging volledig worden gegarandeerd.

9. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk. Tenzij wettelijke verplichtingen anders bepalen hanteren wij in beginsel:

Contactaanvragen — maximaal 24 maanden.
Klantgegevens — gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna zolang noodzakelijk voor administratieve doeleinden.
Factuurgegevens — minimaal 7 jaar.
Log- en beveiligingsgegevens — zolang redelijk noodzakelijk voor beveiligingsdoeleinden.

10. Delen van gegevens

Wij verkopen persoonsgegevens nooit aan derden. Persoonsgegevens worden uitsluitend gedeeld indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst, een wettelijke verplichting bestaat, de opdrachtgever hiervoor opdracht geeft of een gerechtelijk bevel dit vereist.

11. Cookies

Onze website kan gebruik maken van functionele cookies voor het correct functioneren van de website, analytische cookies voor het analyseren en verbeteren van onze website en marketingcookies uitsluitend indien hiervoor toestemming is verkregen. Voor meer informatie verwijzen wij naar onze cookieverklaring.

12. Rechten van betrokkenen

Betrokkenen hebben het recht om inzage te vragen, gegevens te corrigeren, gegevens te laten verwijderen, verwerking te beperken, bezwaar te maken en gegevens over te dragen.

Verzoeken kunnen worden gestuurd naar: Info@NXTNorth.com

Wij reageren binnen de wettelijke termijnen.

13. Verantwoordelijkheid opdrachtgever

Wanneer wij persoonsgegevens verwerken in opdracht van een opdrachtgever, blijft opdrachtgever verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de gegevens, het informeren van betrokkenen en het verkrijgen van eventuele toestemmingen. Een afzonderlijke verwerkersovereenkomst kan van toepassing zijn.

14. Aansprakelijkheid

Hoewel wij passende maatregelen nemen om persoonsgegevens te beschermen, kunnen wij geen absolute beveiliging garanderen. Voor zover wettelijk toegestaan is iedere aansprakelijkheid met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens beperkt zoals opgenomen in onze algemene voorwaarden.

15. Wijzigingen

Wij mogen deze privacyverklaring wijzigen. De meest actuele versie wordt altijd gepubliceerd op onze website.

16. Klachten

Indien u klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens kunt u contact opnemen met ons. Daarnaast heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.